Geschäftsprozesse durch Risikomanagement sichern

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Ineffiziente Unternehmensabläufe können zu Verzögerungen und erhöhtem Zeit- und Kostenaufwand führen. Solcherlei (Geschäfts-)Prozessrisiken können schlimmstenfalls den Unternehmensfortbestand gefährden. Nötig ist daher eine Analyse der Prozessrisiken und deren gezielte Steuerung.

Die Steuerung von Prozessrisiken in vier Schritten

Schritt 1: Geschäftsprozesse erfassen

Zunächst werden die Geschäftsprozesse im Wohnungsunternehmen erfasst und die Kernprozesse voneinander abgegrenzt: Um Fehlerquellen aufzudecken, sind dabei alle Prozesse, Teilprozesse und Schnittstellen zu berücksichtigen und dokumentieren. Die tatsächlich „gelebten“ Abläufe werden mit/von den prozessbeteiligten Mitarbeitern in Workshops zusammengetragen und visualisiert.

Schritt 2: Prozessrisiken identifizieren

Die erfassten Prozesse werden auf Auffälligkeiten und Risiken hin untersucht. Häufig treten in Wohnungsunternehmen folgende Geschäftsprozessrisiken auf:

–        Fehlende/unzureichende Stellenbeschreibungen
–        Fehlende/unzureichend definierte Arbeitsprozesse
–        Fehlende/unzureichende Dokumentationsrichtlinien
–        Unklare Schnittstellen zwischen Abteilungen
–        Unklare/fehlende Definition von Verantwortlichkeiten
         (z.B. hinsichtlich Unterschriftenbefugnis, Budgets)
–        Unzureichende Datensicherheitskonzepte
–        Nichteinhaltung von Fristen z.B. im Rahmen von Verkehrssicherungen

Schritt 3: Prozesse bewerten

Die erfassten Prozesse werden hinsichtlich Kundenorientierung, Effektivität, Effizienz und Prozessqualität bewertet. Letztere bemisst sich auch daran, inwieweit der Prozess geeignet ist, um oben genannte Risiken zu vermeiden bzw. zu reduzieren.

Schritt 4: Prozesse optimieren

Um die Prozesse zu optimieren und damit Risiken zu reduzieren/zu vermeiden, müssen geeignete Maßnahmen erarbeitet werden. Mögliche Ansätze zeigt das untenstehende Beispiel.

Bereitschaft für Veränderungen

Voraussetzung für die Gestaltung von Geschäftsprozessen im Zuge des Risikomanagements ist nicht nur eine genaue Analyse. Erforderlich ist auch die Bereitschaft der Mitarbeiter und der Geschäftsführung, Lücken aufzudecken und eine Umgestaltung/Anpassung bestehender Strukturen vorzunehmen.

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    Die Grafik veranschaulicht die für Wohnungsunternehmen zentralen Geschäftsprozesse: Typische Prozesse Wohnungsunternehmen

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